1. معرفی سیستم اتوماسیون اداری
در هر سازمانی چه کوچک و چه بزرگ، روزانه کلیه درخواست ها ، فعالیت ها و اقدامات به صورت مکتوب در میان دپارتمان ها و حتی شعب مختلف جابجا می شوندکه تمامی موارد در قالب اسناد و مدارک می‌باشند که برای سازمان بسیار حیاتی هستند چرا که این مستندات در رده های مختلف اطلاعاتی قرار می‌گیرند و باید از آنها صیانت نمود. نرم افزار اتوماسیون اداری، مجموعه روش‌های کاری سخت افزاری و نرم افزاری برای خودکارسازی مکاتبات اداری می باشد. همچنین ابزاری کارآمد برای حفظ، نگهداری و جابجایی مستندات سازمان بدون دغدغه و با سرعت بالا است و در واقع این نرم افزار تکیه گاه مطمئن برای سازمان می‌باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری، با مکانیزه کردن مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه هاي ارسالي و دريافتي و کار با کارتابل‌هاي مختلف، موجب تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی می‌شود.
2.هدف از استقرار سیستم اتوماسیون اداری
- - ایمنی اطلاعات و سطوح حق دسترسی
- - قابلیت اطمینان بالا
- - افزایش سرعت و کارایی سیستم مکاتبات
- - يکپارچه سازي علميات گردش نامه ها
- - سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان
- - ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها
- - افزایش بهره وری سازمان
- - پشتیبانی بايگاني الکترونيکي،کارتابل الکترونیکی و بهره گیری از امضای دیجیتال
- - افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعین و تکریم ارباب رجوع
- - عدم نیاز به پیگیری حضوری نامه ها و در نتیجه افزایش رضایت مندی ارباب رجوع
3. مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
- - ثبت اسناد و سوابق و نگهداری اطلاعات و تصاویر مکاتبات اداری بصورت الکترونیکی و حذف میزان قابل ملاحظه‌ای از مکاتبات کاغذی و درنتیجه صرفه جویی در هزینه‌های بایگانی و تهیه کاغذ، بعلاوه‌ی ایمنی بالاتر و دسترسی آسان و مدیریت شده.
- - امکان انجام امور اداری و مکاتبات بدون محدودیت خاص زمانی و مکانی و بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان
- - صرفه جویی در زمان انجام امور مکاتبات و تعاملات اداری با خودکارسازی فرآیندها
- - حذف فیزیکی دفاتر حجیم اندیکاتور از میزکار دبیرخانه
- - امکان مدیریت متمرکز و نظارت آسان بر عملیات اداری و مراحل گردش کار در سازمان
- - کاهش چشمگیر خطاها و اشتباهات کارکنان در انجام عملیات اتوماسیون سازمان
- - امکان تبادل و به اشتراک گذاری اطلاعات بصورت کاملا قانونمند و البته ساده
- - کاربری آسان
- - یکپارچه بودن سیستمها
- - دردسترس بودناطلاعاتبیشتر، جدیدتر، بهتر و به موقع
4. امکانات سیستم اتوماسیون اداری
- - امکان مشاهده مکاتبات درون سازمانی تنها با یک کلیک
- - امکان مشاهده کارتابل سمت های مختلف کاربر
- - طراحی ظاهر زیبا و کاربر پسند و در عین حال دارای امکانات فراوان برای مدیران و کاربران
- - امکان مشاهده کارتابل الکترونیک کارمندانی که تفویض اختیار به کاربر جاری سیستم نموده اند.
- - امکان ارجاع نامه به سایر کارمندان و مدیران
- - امکان مشاهده فایل های متن نامه در قالب های مختلف از جمله PDF و Word
