إدخال برنامج التشغيل الآلي للمكاتب
واحدة من أهم عمليات المنظمات هي إدارة المراسلات والاتصالات التجارية لأجزاء مختلفة من المنظمة وأفرادها. إن إدارة هذا القسم وتسجيل تاريخ المراسلات ، وإحالة واسترجاع المراسلات السابقة ، وإدارة الوقت في علاقات العمل ، وإنشاء أدوات لتحديد الأدوار المختلفة في الاتصالات والمراسلات المكتبية هي متطلبات أي برنامج أتمتة للمكاتب.
أتمتة المكاتب هي حل منهجي وأفضل طريقة لتطبيق الإدارة المثلى للمنظمة بأسرع وقت ممكن وإنفاق أقل الموارد على الاتصالات والمراسلات في المنظمة.
إدارة الاتصالات والمراسلات التجارية هي الخطوة الأولى والأكبر في توثيق وتحسين العمليات التجارية في المنظمات.
مثلما تتضح فوائد تسهيل الاتصالات التجارية والمراسلات للمؤسسة ، كذلك تتضح صعوبة أساليب الإدارة الورقية التقليدية لهذه الاتصالات والمرافق.
يمكن اعتبار التوفير في الموارد التنظيمية والإدارة الأفضل والأمان وسهولة استرجاع المعلومات وتحسين إجراءات العمل من المزايا الأخرى لبرامج التشغيل الآلي للمكاتب.
الغرض من نشر برامج التشغيل الآلي للمكاتب
مزايا استخدام برامج التشغيل الآلي للمكاتب
· متابعة الأمور ومتابعة سير العمل في الوقت المناسب
وصول سريع وآمن وبسيط إلى المعلومات في أي وقت وفي أي مكان
تصميم مثالي وفعال باستخدام تقنيات جديدة
· موجه نحو الخدمة وإمكانية استخدام أنواع مختلفة من خدمات تبادل المعلومات في المنظمة
· سهولة الاستخدام والعديد من الوظائف في هذه البيئة
تقليل التكاليف المتعلقة بالعمليات الإدارية غير الآلية
ميزات برنامج التشغيل الآلي للمكاتب
القدرة على عرض المراسلات داخل المنظمة بنقرة واحدة
· إمكانية عرض البطاقة من جهات مختلفة للمستخدم
· تصميم جميل وسهل الاستخدام وفي نفس الوقت يحتوي على العديد من الميزات للمديرين والمستخدمين
إمكانية عرض البطاقة الإلكترونية للموظفين الذين تم تفويض صلاحياتهم للمستخدم الحالي للنظام.
إمكانية إحالة الرسائل للموظفين والمديرين الآخرين
القدرة على عرض ملفات نصوص الرسائل بتنسيقات مختلفة بما في ذلك PDF و Word